Pourquoi donner la priorité à la collecte de connaissances

Première partie d’une série de blogs en deux parties sur la collecte de connaissances.

Vos meilleurs et les plus brillants possèdent d’énormes réserves de connaissances. Capturez-le maintenant pour assurer le bon fonctionnement de votre lieu de travail et de vos processus.

La collecte de connaissances peut vous aider à le faire efficacement en permettant une approche structurée pour comprendre et documenter les connaissances et l’expérience des employés avant qu’ils ne quittent votre entreprise ou ne passent à d’autres postes. Ce processus consiste à interviewer un employé, à créer un actif qui capture ses connaissances et à le publier dans un référentiel pour qu’il soit utilisé par d’autres personnes.

« Les connaissances sont disparates. Il est enfoui dans les e-mails et dans le cerveau des gens », explique Suzanne Taylor, Vice-présidente du portefeuille d’IA d’Unisys. « La documentation ne reflète pas toujours le « pourquoi » ou la réflexion derrière les décisions. »

Selon Suzanne et l’architecte de solutions Unisys Dinakaran Sundaresan, la collecte de connaissances est une priorité pour chaque entreprise. Mais c’est plus facile si vous comprenez parfaitement pourquoi la collecte de connaissances est si importante et quelles stratégies permettent une mise en œuvre réussie.

La collecte de connaissances est plus importante que jamais

Plusieurs facteurs contribuent à l’importance de la collecte de connaissances. Dans tous les secteurs et pays, les entreprises sont confrontées à un vieillissement de la main-d'œuvre.

Certaines entreprises, comme le Commonwealth of Pennsylvania avec son comité Hire, Improve, Recruit, Empower, prennent des mesures décisives pour stimuler le recrutement afin de contrer le nombre croissant d’employés qui partent à la retraite. Environ 18 000 employés de l’État, soit un quart de l’effectif de la Pennsylvanie, seront éligibles à la retraite au cours des cinq prochaines années. Les entreprises dont le nombre de salariés approche de la retraite sont confrontées à une perte potentielle de connaissances institutionnelles précieuses.

Bien que l’optimisation de l’expérience des employés de l’entrée à la sortie soit une priorité, il est également important de préserver leurs connaissances. C’est d’autant plus important dans les entreprises où les employés travaillent depuis de nombreuses années à mesure que les produits évoluent.

Parmi les autres défis qui peuvent être relevés en utilisant intelligemment les connaissances des employés, citons :

• Intégrer les employés afin qu’ils puissent se familiariser plus rapidement avec leurs tâches
• Former les employés pour qu’ils assument des responsabilités supplémentaires et contribuent davantage aux tâches et aux projets
• Se préparer aux problèmes de rétention des talents en veillant à ce que toute personne qui occupera un poste à l’avenir puisse apprendre rapidement les règles du jeu
• Surmonter la prolifération des connaissances en documentant et en consolidant le savoir-faire disparate de votre entreprise afin qu’il soit facilement accessible aux employés
• Comprendre l’allocation la plus efficace des ressources entre les projets ou les équipes

Toutes ces utilisations potentielles font de la collecte de connaissances une option attrayante. Mais pourquoi certaines entreprises hésitent-elles à exploiter les connaissances des employés ?

Obstacles à la collecte de connaissances

Les entreprises peuvent hésiter à recueillir des connaissances pour plusieurs raisons. L’une d’entre elles est la sous-estimation de la rotation du personnel, ce qui conduit à la complaisance en raison de la perte de connaissances.

Certaines entreprises peuvent reconnaître que leurs employés ne resteront pas éternellement, mais pensent avoir suffisamment de temps pour exploiter leurs connaissances avant de partir. C’est une erreur, selon Dinakaran. « La perte de connaissances peut être soudaine et imprévisible. Même un employé qui n’avait pas l’intention de quitter l’entreprise pourrait tomber malade ou prendre un congé prolongé pour s’occuper de ses parents ou de ses enfants », explique Dinakaran.

Les employeurs peuvent s’inquiéter du fait que demander aux employés de documenter leurs procédures et leurs tâches quotidiennes pourrait les faire sentir que leur travail est à risque. Et les investissements nécessaires à la collecte de connaissances peuvent stagner pour certaines entreprises. Cependant, la mise en œuvre de la collecte de connaissances dans toute l’entreprise comme pratique standard peut soulager les inquiétudes des employés. Et la mise en œuvre de sessions régulières de transfert de connaissances entre les équipes et l’entreprise peut favoriser une culture d’apprentissage et de collaboration partagées. Cela réduit les préoccupations des employés concernant la sécurité de l’emploi et garantit que la rétention des connaissances devient un processus continu et proactif plutôt qu’un processus réactif.

De nombreux outils technologiques existent pour rendre ce processus plus rapide et plus efficace pour les employés. Ils peuvent même utiliser des outils pour rafraîchir leur mémoire de connaissances qu’ils n’ont pas eu à utiliser depuis longtemps, en accédant aux informations dont ils ont besoin pour effectuer des tâches peu fréquentes.

Conserver l’expertise grâce à la collecte de connaissances

La collecte de connaissances peut contribuer à la continuité des activités en cas de départ inattendu des employés. Il peut également s’assurer que les clients ne remarquent aucun changement dans le service. Qu’un employé quitte complètement l’entreprise ou qu’il change simplement de fonction dans la vôtre, vous pouvez acquérir son expertise avant qu’il ne quitte l’entreprise.

Dans la deuxième partie de cette série, nous partagerons des stratégies pour vous aider à réussir grâce à la collecte de connaissances. En attendant, contactez Unisys pour obtenir de l’expertise sur la manière de mettre en œuvre la collecte de connaissances.