Warum Sie der Wissenssammlung Priorität einräumen sollten

Teil eins einer zweiteiligen Blog-Reihe zum Thema Wissensgewinnung.

Deine besten und hellsten Besitzer besitzen riesige Wissensspeicher. Erfassen Sie es jetzt, um Ihren Arbeitsplatz und Ihre Prozesse reibungslos zu gestalten.

Die Wissenssammlung kann Ihnen dabei helfen, dies effektiv zu tun, indem sie einen strukturierten Ansatz ermöglicht, um das Wissen und die Erfahrung der Mitarbeiter zu verstehen und zu dokumentieren, bevor sie Ihr Unternehmen verlassen oder in andere Rollen wechseln. Dieser Prozess umfasst die Befragung eines Mitarbeiters, die Erstellung eines Assets, das sein Wissen erfasst, und die Veröffentlichung in einem Repository zur Verwendung durch andere.

"Wissen ist unterschiedlich. Es ist in E-Mails vergraben und sitzt im Gehirn der Menschen", erklärt Suzanne Taylor, Vice President des KI-Portfolios bei Unisys. „Die Dokumentation erfasst nicht immer das 'Warum' oder das Denken hinter Entscheidungen.“

Laut Suzanne und Unisys Solution Architect Dinakaran Sundaresan sollte jede Organisation der Erhebung von Wissen Priorität einräumen. Aber das ist einfacher, wenn Sie vollständig verstehen, warum Wissenssammlung so wichtig ist und welche Strategien für eine erfolgreiche Umsetzung sorgen.

Wissensgewinnung ist wichtiger denn je

Mehrere Faktoren tragen zur Bedeutung der Wissenssammlung bei. Industries- und länderübergreifend stehen Unternehmen vor der Herausforderung einer alternden Belegschaft.

Einige Organisationen, wie das Commonwealth of Pennsylvania mit seinem Hire, Improve, Recruit, Empower Committee, ergreifen entschlossene Maßnahmen, um die Rekrutierung zu fördern, um der wachsenden Zahl von Mitarbeitern, die in den Ruhestand gehen, entgegenzuwirken. Etwa 18.000 Staatsangestellte – oder ein Viertel der Belegschaft in Pennsylvania – werden in den nächsten fünf Jahren in den Ruhestand kommen. Unternehmen mit vielen Mitarbeitern, die bald in den Ruhestand gehen, stehen vor dem potenziellen Verlust wertvollen institutionellen Wissens.

Während die Optimierung der Employee Experience vom Eintritt bis zum Austritt eine Priorität sein sollte, ist auch der Erhalt ihres Wissens wichtig. Dies ist in Unternehmen, in denen Mitarbeiter seit vielen Jahren im Unternehmen arbeiten, umso wichtiger, da sich die Produkte weiterentwickelt haben.

Weitere Herausforderungen, die durch den intelligenten Einsatz von Mitarbeiterwissen bewältigt werden können, sind:

• Einarbeitung von Mitarbeitern, damit sie ihre Aufgaben schneller erledigen können
• Weiterbildung der Mitarbeiter, um zusätzliche Verantwortlichkeiten zu übernehmen und mehr zu Aufgaben und Projekten beizutragen
• Vorbereitung auf Probleme mit der Talentbindung, indem sichergestellt wird, dass jeder, der in Zukunft eine Rolle ausübt, die Seile schnell erlernen kann
• Bewältigung der Wissensverbreitung durch Dokumentation und Konsolidierung des unterschiedlichen Know-hows Ihres Unternehmens, damit es für die Mitarbeiter leicht zugänglich ist
• Verstehen der effektivsten Zuweisung von Ressourcen über Projekte oder Teams hinweg

All diese Einsatzmöglichkeiten machen die Erschließung von Wissen zu einer attraktiven Option. Aber warum zögern einige Unternehmen, das Wissen ihrer Mitarbeiter zu erforschen?

Hindernisse bei der Wissenssammlung

Unternehmen können aus mehreren Gründen zögern, Wissen zu sammeln. Eine davon ist die Unterschätzung der Fluktuation, die zu Selbstzufriedenheit über verlorenes Wissen führt.

Einige Unternehmen erkennen vielleicht, dass ihre Mitarbeiter nicht ewig bleiben werden, aber glauben, dass sie vor ihrem Ausscheiden genug Zeit haben, ihr Wissen anzueignen. Das ist ein Fehler, so Dinakaran. "Wissensverlust kann plötzlich und unvorhersehbar sein. Selbst ein Mitarbeiter, der nicht vorhat, das Unternehmen zu verlassen, könnte krank werden oder längere Zeit zur Betreuung von Eltern oder Kindern gehen", sagt Dinakaran.

Arbeitgeber können sich Sorgen machen, dass sie das Gefühl haben könnten, dass ihre Arbeitsplätze gefährdet sind, wenn sie Mitarbeiter auffordern, ihre Verfahren und täglichen Aufgaben zu dokumentieren. Und die Investitionen, die für die Erhebung von Wissen erforderlich sind, können einige Unternehmen zum Stillstand bringen. Allerdings kann die Implementierung der Wissenssammlung im gesamten Unternehmen als Standardpraxis die Bedenken der Mitarbeiter lindern. Und die Implementierung regelmäßiger Wissenstransfersitzungen zwischen Teams und dem Unternehmen kann eine Kultur des gemeinsamen Lernens und der Zusammenarbeit fördern. Dies reduziert die Sorgen der Mitarbeiter über die Arbeitssicherheit und stellt sicher, dass die Wissensspeicherung zu einem kontinuierlichen, proaktiven Prozess wird, anstatt zu einem reaktiven.

Um diesen Prozess für die Mitarbeiter schneller und effizienter zu gestalten, gibt es viele technologische Tools. Sie können sogar Tools verwenden, um ihr Gedächtnis an Wissen aufzufrischen, das sie seit einiger Zeit nicht mehr verwenden mussten, und auf Informationen zugreifen, die sie für seltene Aufgaben benötigen.

Bindung von Fachwissen durch Wissensgewinnung

Die Erhebung von Wissen kann die Geschäftskontinuität unterstützen, wenn es zu unerwartetem Ausscheiden von Mitarbeitern kommt. Es kann auch dafür sorgen, dass Kunden keine Änderung im Service bemerken. Ganz gleich, ob ein Mitarbeiter das Unternehmen vollständig verlässt oder einfach in eine andere Rolle in Ihrem Unternehmen wechselt, Sie können sein Fachwissen erfassen, bevor er das Unternehmen verlässt.

Im zweiten Teil dieser Serie werden wir Ihnen Strategien vorstellen, die Ihnen dabei helfen, Wissen zu sammeln und erfolgreich zu sein. Wenden Sie sich in der Zwischenzeit an Unisys, um Fachwissen zur Implementierung von Knowledge Harvestingzu erhalten.